Електронна черга

Інтенсивний розвиток ринку послуг ставить завдання підвищення якості обслуговування клієнтів.
Якщо компанія має справу з великими і регулярними потоками відвідувачів, першорядним завданням поліпшення сервісу є - зручність і швидкість обслуговування. З цим завданням успішно справляється система управління чергою.

 

terminal

Що таке Електронна черга?

Електронна черга - це програмно-апаратний комплекс, який вирішує проблему розподілу потоків відвідувачів за типом питань і часу перебування в черзі, створюючи комфортні умови для очікування. Головна мета комплексу - організувати процедуру очікування до отримання послуги через інформування відвідувачів про місце в черзі і часу очікування.

Призначення системи управління чергою

Система керування електронною чергою призначена для створення максимальної зручності як для клієнта, так і для обслуговуючого персоналу.

Перед установами, що обслуговують величезний потік населення, стоять непрості завдання:

  • як одночасно кільком клієнт надати якісні послуги
  • як прискорити процес обслуговування громадян, скоротити час очікування в черзі
  • як поліпшити умови праці персоналу
  • як отримати статистику про найбільш затребуваних послуги

Система управління чергою виявиться корисною, перш за все, для будь-яких компаній сфери послуг: пошта, банки, провайдери, оператори зв'язку, медичні установи, підприємства сектора туристичних послуг, центри обслуговування державних установ по роботі з населенням, логістичні розподільні центри та багато інших.

Можливості системи електронної черги:
  • Система дозволяє записуватися в чергу через інтернет.
  • Електронна черга надає можливість отримувати статистичні дані про типи запитів.
  • Дозволяє відстежувати динаміку звернень за періодами року, місяця і дня.
  • Документує завантаження персоналу і швидкість обслуговування.

Вигоди і переваги системи електронної черги

1. Збільшення швидкості обслуговування відвідувачів. Структурування та організація черги збільшують швидкість обслуговування відвідувачів на 25-30%.
2. Фіксування історії обслуговування. Накопичені аналітичні дані використовуються для аналізу і підвищення ефективності профільної діяльності (наприклад, інформація про затребуваність послуг, коливанні попиту і т.д.), а також для контролю роботи персоналу.
3. Зниження конфліктів і спірних ситуацій в процесі очікування обслуговування.
4. Забезпечення комфортних умов праці для персоналу.
5. Істотне підвищення іміджу компанії і довіри споживачів.

Не можна не оцінити можливості системи електронної черги для побудови "прозорого офісу", де виключені махінації з порядком доступу відвідувачів, а також виключаються корупційні схеми в процесі видачі довідок, документів і дозволів. Саме для цього безліч державних установ, дозвільних центрів, банків, візових центрів, посольств, медустанов, страхових компаній використовують систему керування електронною чергою.

Як працює система керування електронною чергою?

Алгоритм роботи системи керування електронною чергою простий і не вимагає великих тимчасових і інтелектуальних витрат на її освоєння.

work queueТермінал

На вході до установи встановлюється інформаційний термінал електронної черги для реєстрації відвідувачів. Перш ніж отримати необхідну послугу, відвідувач вибирає на сенсорному терміналі відповідний пункт меню, реєструється в черзі і отримує талон з номером черги. Перейшовши в зону очікування Ваш відвідувач спостерігає за центральним табло, на якому оновлюється інформація і супроводжується звуковим сигналом про обслуговування.

Табло електронної черги

Отримавши талон, клієнт очікує своєї черги, спостерігаючи за інформаційними табло електронної черги, на яких відображена інформація про поточний клієнта та номер обслуговуючого співробітника. Відвідувач підходить до вікна обслуговування, коли на центральному табло електронної черги з'являється його реєстраційний номер (додатково виводиться голосове повідомлення) із зазначенням номера обслуговуючого співробітника. Так система управління чергою контролює завантаженість, знімає негатив і покращує сервіс прийому громадян.

ПЗ для співробітників

На комп'ютерах співробітників встановлена програма електронної черги з функцією виклику клієнтів, де відображається порядковий номер талона в черзі на обслуговування. Використовуючи пульт, оператор викликає наступного клієнта, про що відбувається повідомлення на центральному табло і табло приймальні стійки.

Статистика системи електронної черги

Система електронної черги дозволяє здійснювати моніторинг поточної роботи і збір статистики за період часу.
Наприклад:

  • кількість осіб, які очікують у черзі
  • кількість обслужених клієнтів конкретним співробітником
  • середній час обслуговування клієнта
  • середній час очікування клієнта

Відтепер перебування в будь-якій організації перестане бути стомлюючим і вимотує, як для відвідувачів, так і для службовців.

Система керування електронною чергою складається з:
  • Програмне забезпечення "Система керування електронною чергою".tablo queue
  • Спеціальний сенсорний термінал, з чековими принтером, який видає квиток з номером черги.
  • Головне табло.
  • Табло вікна обслуговування встановлюється безпосередньо біля оператора, воно вказує порядковий номер вікна і обслуговується в даний момент номер черги клієнта.
  • Пульт керування оператора електронної черги (програмне забезпечення на комп'ютері оператора або касира).
  • Сенсорний термінал системи електронної черги встановлюється при вході в приміщення. Служить для вибору виду послуги клієнтом: оформлення довідки, видача дозволу та т.п. Виготовляється в вандалозащітном корпусі, має вбудований принтер талонів.